20時出勤・翌2時退勤の日だけ、タイムカードの労働時間がマイナスになる。
市販のファイルは「退勤 − 出勤」で計算しているので、夜の店では最初の1日で壊れます。
日をまたぐ勤務でも壊れないタイムカード（Excel）を無料で配布しています。
20時から翌2時のようなシフトでも労働時間が正しく出て、22時から翌5時の深夜時間も自動で切り出されます。
深夜の時間数は賃金台帳に書く義務がある項目なので、ここが出ることに意味があります。
この記事では、配布するファイルの使い方と、日またぎを処理している式を説明します。
読み終えたら、今日の勤務からこのファイルで記録を付け始められます。
このタイムカード（エクセル）でできること
黄色のセルに入力するだけです。
入れるのは日付・出勤・退勤・休憩の4つで、あとは自動で出ます。
1枚で1人・1か月ぶんです。
| 自動で出るもの | 内容 |
|---|---|
| 曜日 | 日付から自動で表示 |
| 労働時間 | 日をまたぐ勤務も正しく計算 |
| うち深夜時間 | 22時〜翌5時に当たる時間だけを切り出す |
| 合計 | 労働日数・労働時間数・深夜労働時間数 |
金額は計算していません。
タイムカードは勤怠の記録であって給与計算ではないからです。
支給額まで出したい場合は給与明細テンプレートを使ってください。
同じ計算式で、こちらは時給と支給額まで持っています。
これは実績の記録です。
人を配置する側の予定表はシフト表テンプレートに分けてあります。
計算結果は検証してあります
配布しているファイルに実際のシフトを入れて計算させ、次の結果になることを確かめました。
手で数えると間違えるところなので、ここが自動なだけでも月末が変わります。
| 勤務 | 労働時間 | うち深夜 |
|---|---|---|
| 20:00 → 翌2:00 | 6.00 | 4.00 |
| 19:30 → 翌0:30 | 5.00 | 2.50 |
| 18:00 → 23:00 | 5.00 | 1.00 |
| 21:00 → 翌5:00（休憩60分） | 7.00 | 7.00 |
| 0:00 → 8:00（休憩60分） | 7.00 | 5.00 |
| 19:03 → 翌2:47（休憩45分） | 6.98 | 4.78 |
エクセルのタイムカードが日をまたぐと壊れる理由
夜の店で市販のテンプレートが使えないのは、ここが原因です。
エクセルは時刻を「1日を1とした小数」で持っています。
20:00は0.8333、翌2:00は0.0833です。
| 勤務 | 退勤 − 出勤 | 結果 |
|---|---|---|
| 9:00 → 18:00 | 0.75 − 0.375 | 9時間（正しい） |
| 20:00 → 翌2:00 | 0.0833 − 0.8333 | マイナスになって「#####」 |
この配布ファイルはMOD関数で1日ぶんを足し戻しているので、退勤欄に翌日の時刻をそのまま入れれば正しく出ます。
「26:00」のような書き方をする必要はありません。
式の中身を自分で組みたい場合は、勤怠管理をエクセルでやる方法にそのまま貼れる形で載せています。
1日分だけ確かめたいときは深夜手当の計算ツールが同じ計算をします。
タイムカードは賃金台帳の記載事項につながる
深夜時間の列をわざわざ持っているのには理由があります。
労働基準法108条が賃金台帳の作成を義務づけ、施行規則54条がその記載事項を定めているからです。
……四 労働日数 五 労働時間数 六 法第三十三条若しくは法第三十六条第一項の規定によつて労働時間を延長し、若しくは休日に労働させた場合又は午後十時から午前五時……までの間に労働させた場合には、その延長時間数、休日労働時間数及び深夜労働時間数……
労働基準法施行規則 第54条
この3つが、そのまま合計行に当たります。
「今月は何時間働いた」という合計だけでは、法定の記録として足りません。
| 施行規則54条の記載事項 | このタイムカードの該当箇所 |
|---|---|
| 一 氏名 | 基本情報のスタッフ名 |
| 四 労働日数 | 合計行の労働日数 |
| 五 労働時間数 | 合計行の労働時間 |
| 六 深夜労働時間数 | 合計行の「うち深夜時間」 |
賃金の額まで含めた賃金台帳としては、上で触れた給与明細テンプレートのほうが揃っています。
タイムカードはその手前の記録として使ってください。
保存期間は当分の間3年
労働基準法109条の本則は「五年間」ですが、附則143条1項が「当分の間、三年間とする」と読み替えを定めています。
いま守るべき期間は3年です。
ファイル名に年月と名前を入れて、月ごとに残してください。
タイムカードを書くタイミングと残し方
ファイルの形式より、いつ書くかのほうが大事です。
労働時間の把握は、使用者が自分で確認して記録するか、タイムカードなど客観的な記録を基礎にするのが原則とされています（厚生労働省のガイドライン）。
やむを得ず本人の自己申告による場合は、実態と離れていないか定期的に確かめることが求められます。
月末にオーナーが記憶で打ち込むのは、この原則から外れます。
1分単位で入れる
「2時13分上がりだけど2時でつけとくね」をやらないでください。
労働時間は1分単位で記録するのが原則で、日ごとの切り捨てはできません。
丸めが認められるのは月の合計に対してだけです。
詳しくは深夜手当の計算ツールの記事で、行政通達の原文を引いて説明しました。
休憩が深夜にかかるときは手で調整する
休憩は「労働時間」からのみ引いています。
休憩をどの時間帯に取ったかまではデータとして持てないためです。
ただし深夜時間が労働時間を超えないよう上限をかけてあるので、割増を過大に見積もる事故は起きません。
深夜帯にはっきり休憩を取っている場合は、「うち深夜時間」を手で減らしてください。
休憩は開始と終了の時刻で残します。「休憩1時間」とだけ書けない理由は手待ち時間は休憩にならないで説明しています。
エクセルのタイムカードで足りなくなるとき
このファイルで回るのはスタッフが数人までの間です。
次のどれかが起き始めたら、続けるほうがコストになります。
集計したあと、その時間をどう金額に変えるかは給与計算のやり方に書きました。
端数をまるめてよい範囲や、日払いのときに使う税額表の欄もそちらです。
- 1枚が1人ぶんなので、人数が増えるとファイルも増えて月末に全部開くことになる
- 店の紙のノートを見ながら、あとからオーナーが打ち直している
- 打ち直した数字なので「客観的な記録」と言いにくい
- 日払いをしていて「渡した／もらっていない」が食い違う
根っこは同じで、入力がオーナー1人に集中していることです。
スタッフ本人がその場で入れる形にすれば、転記も消えて記録も残ります。
従業員を雇うときの手続き全体は個人事業主が従業員を雇うとき、深夜割増の考え方は深夜手当とは？割増率25%と計算方法にまとめています。
まとめ｜エクセルのタイムカードの使いどころ
- 黄色のセルだけ入力すれば、深夜時間まで自動で出ます
- 日をまたぐ勤務に対応。退勤欄に翌日の時刻をそのまま入れてください
- 金額は計算していません。支給額まで要るなら給与明細テンプレートへ
- 合計行が賃金台帳の記載事項（施行規則54条の四・五・六）に当たります
- 保存は当分の間3年（109条・附則143条1項）。1人1か月でファイルを分けてください
- その日のうちに1分単位で入れる。月末に記憶で打つのは客観的な記録になりません
このテンプレートは一般的な記録・計算を補助するものです。
実際の賃金支払いにあたっては、社会保険労務士や所轄の労働基準監督署に確認してください。
日またぎと深夜の集計を自動でやる方法はシメルンについてをご覧ください。
紙とExcelの給与計算を、LINEだけで終わらせる
シメルンは、スナック・ガールズバー・小さなバーのための給与計算サービスです。スタッフが出勤と退勤の時刻をLINEから入れて、オーナーが確認して確定すると、月末に支給額が出ます。日をまたぐ勤務と深夜割増の計算は、こちらで持ちます。
- アプリのインストールは不要。LINEの中で完結します
- 他のスタッフの時給や支給額は見えません
- オーナーを含めて2人まで、ずっと無料で使えます
はじめてご利用の店舗は、次の締めが終わるまで無料です。カードの登録は要りません。
先に中身を見たい方は シメルンの紹介ページ へ
この記事で参照した一次情報
- 労働基準法（37条4項・108条・109条・附則143条）
- 労働基準法施行規則（54条）
- 山口労働局「労働時間の『切り捨て』はダメ！」（労働時間の適正な把握・端数処理／PDF）
コメント